Quelques conseils pour bien mener une réunion

Pour être efficace, une réunion doit avoir un vrai sujet et un objectif qui devra déboucher sur des actions.
Votre réunion doit impérativement être préparée, y compris la salle de réunion, avec un ordre du jour communiqué à l’avance.

Invitez  seulement les personnes intéressées, cela limitera les digressions inutiles.

Les réunions les plus courtes sont souvent les meilleures... Essayer de faire des réunions qui ne durent pas trop longtemps, sachant que la durée d’attention d’un adulte se situe aux alentours de 52 minutes.
Un autre point important montrant que vous maîtriser votre sujet et la gestion d'une réunion : commencer et terminer à l’heure.

Bien lancer une réunion grâce à la méthode COMA

La méthode C O M A permet de lancer une réunion efficace :

Contexte de votre réunion

• Annoncer dans quel cadre se situe cette réunion
• Pourquoi a-t-elle été organisée ?
• Il y en-a-t-il d’autre de prévu ?

Objectif de votre réunion

• Annoncer l’objectif de la réunion
• But précis à atteindre à l’issue de la réunion

Modalités de votre réunion

• Comment cela va-t-il se passer ?
• Durée, plan, étapes de travail, modalités d’intervention…

Accord de fin de réunion

• Tout est-il clair ?
• Est-ce qu’une personne a quelque chose à rajouter/préciser ?

De manière générale, une réunion a été efficace lorsque, d’une part l’objectif a été atteint et d’autre part, elle débouche sur des actions concrètes et pas sur une nouvelle réunion< pour « décider de la suite.

Quelques constats sur les réunions

• 32% des cadres se sont déjà endormis en réunion
• 75 % des cadres avouent avoir déjà fait autre chose pendant une réunion
• 90 % des cadres se sentent inutiles en réunion
• 95% des cadres pensent qu’une meilleure organisation des réunions permettrait aux entreprises de gagner du temps et d’être plus performants

Quelques chiffres sur les réunions

• 60,4 milliards d’euros sont dépensés par an en réunion
• 1h06 serait la durée moyenne d'une réunion
• 9 serait le nombre maximal de personnes pour qu’une réunion soit efficace