Pourquoi louer une salle de réunion ?

Des locaux adaptés à la réunion

Même si vous possédez dans vos locaux une salle susceptible d’accueillir une réunion, cette dernière manque peut-être des éléments dont vous avez besoin pour bien travailler.

En effet, une salle de réunion est un espace de travail à part entière, qui peut nécessiter notamment une connexion internet à haut débit, un paperbord, un tableau blanc ou même un écran de projection. 

Pensez également au matériel nécessaire pour faire des visioconférences : tous les interlocuteurs n’auront peut-être pas la possibilité de se déplacer physiquement mais il faut néanmoins pouvoir les intégrer correctement à la réunion.

Enfin, elle doit être adaptée à la collaboration et donc modulable. Vous devez pouvoir bouger par exemple les tables en U pour que les participants puissent échanger facilement.

Pour toutes ces raisons, la location d’une salle de réunion tout équipée dans un centre d’affaires comme Delta Center permet d’apporter la configuration et l’équipement approprié pour mener à bien une réunion.

Un autre argument en faveur de la location d’une salle de réunion est le besoin de changer d’air et de travailler dans une nouvelle ambiance. Vos collaborateurs peuvent être plus stimulés en travaillant dans un nouvel espace et se donner ainsi à fond dans la réunion. Apporter une atmosphère de travail différente, loin des locaux qu’ils connaissent, est souvent bénéfique pour la productivité.

N’hésitez donc pas à franchir le pas pour les gros projets, afin que vos collaborateurs soient bien concentrés sur leurs tâches.

Rencontrer de futurs clients dans les meilleures conditions

Les salles de réunion permettent souvent de rencontrer des clients et les convaincre de travailler avec vous sur un projet. Vous devez absolument faire bonne impression en proposant un espace chaleureux, professionnel et facilement accessible.

Concernant l’accessibilité, la localisation de votre salle de réunion est primordiale. Vous pouvez par exemple vous déplacer au plus près du client, en louant une salle dans un centre d’affaires proches de ses locaux. Vous pouvez aussi organiser une réunion à mi-chemin entre votre société et celle de votre client.

Il est préférable dans tous les cas de louer une salle près des grands axes routiers, d’une gare ou d’un aéroport, afin que votre client et vous-même puissiez assister à la réunion et repartir facilement, sans trop chambouler les emplois du temps de chacun.

Concernant la salle en elle-même et son environnement, ne négligez pas le standing des locaux. Une de vos salles en interne, « transformée » à la va-vite pour servir de salle de réunion, risque de faire un peu négligé.

Mieux vaut mettre toutes les chances de votre côté et louer une salle de réunion dans un lieu doté d’une ambiance professionnelle, propice au travail et qui montre que vous prenez cet entretien très au sérieux (surtout pour la négociation d’un gros contrat).

C’est pourquoi les centres d’affaires sont souvent privilégiés, car ils permettent d’avoir un accueil personnalisé, des prestations de qualité (pause-café ou repas servis dans la salle par exemple) et des locaux de standing (confort et décoration travaillée).